アナウンサー直伝！知らなきゃ赤っ恥。ビジネスシーンでの話し方とマナー5つのポイントまとめ記事
Contents
いつもありがとうございます。
最近小３の娘にママ友の作り方をレクチャーされている、ダメ母宮坂珠理です(笑)。ビジネスやお金稼ぎにはバリバリに関心がありますが、学校行事となると全く無になる私です(^_^;)。
今日は、これを知らなきゃビジネスマン失格！？と、言っても過言ではない。
「ビジネスシーンにおける話し方とマナー」をご紹介しましょう♪さて！今日もビシバシ！！仕事しますよ～！！
ポイント1 とにかく「結論」から「簡潔に」話す！
後先考えずに話し始めてしまうと、内容が整理されていないため相手に自分が伝えたいことが伝わりません。実は、話の組み立て方には次のようないくつかのパターンがあります。
話の構成5つのパターン
①5W1H（ビジネスシーンの場合は6W1H）
②ナンバリング
③主題ー話題ー主張
④AIDMA（アイドマ）
⑤配列
それぞれの細かな説明はまた次回お話させていただきますが、スピードが重視のビジネスシーンにおいては、①の6W1Hをしっかりふまえつつ、まずは「結論」を先に述べることが重要です。
では、詳しく見ていきましょう♪
6W1Hとは？
When：いつ
Where：どこで
Who：だれが
Why：なぜ
What：何を
How：どのように
How much：いくらで、どのくらい
5W1Hに、How much（いくらで、どのぐらい）が加わったものが6W1Hです。
最後に付け加わった感じですが、実はビジネスシーンではこのHow muchが一番大切なことだったりします。納期はどのぐらいかかるのか？価格はいくらで仕入れられるのかなどがこれにあたります。
では、伝え方の悪い例と良い例を比較してみましょう。
今回のプレゼンは苦労しました～。最初Ｂ社からプレゼンだったのですが、価格面で到底太刀打ちできないような内容をだされたんですよ。これはＢ社で決まりかな？と思ってたら今度はＣ社のプレゼンがすごくわかりやすくて。採用側も前のめりの姿勢で聞き始めて、どうなることやらと思ったんですけど、
当社は当社で先日課長とうち合わせたオプション面で勝負したら、結局当社の商品を採用することに決定したようです。
→１つ１つのセンテンスが長くて意味がとりづらい。
→最後まで聞かないと結論がわからない。
→「ようです」などの曖昧な表現は×。
今回のプレゼンでは、当社の製品を採用していただけることになりました。価格面ではＢ社に負けていたのですが、決定打は先日課長を打ち合わせをしたオプションです。価格よりもサービス面で勝負したことで、いい結果が得られました。
→最初に結論を話していることで、理解しやすい。
→結論を話したあと、なぜそうなったのかという説明もあるので上司も納得しやすい。
ニュース原稿は大事な情報がきちんと組み立てられています。
いかがでしょうか？
最初に「結論」を話すことでとてもわかりやすく情報が伝えられますね＾＾実は、アナウンサーが読むニュース原稿もこのような構成になっています。ニュースの冒頭でアナウンサーが顔出しで読んでいる部分。これを「リード」といいますが、このリードにニュースで伝えたいことの一番大事な情報が詰まっています。そして、映像と共に、5Ｗ1Ｈで内容をくわしく説明し、最後にまた一番伝えたい事を繰り返すというように作られているのです。このように、一番最初に結論や一番伝えたい事を話すことで、聞いている人に内容を理解しやすくしています。
ポイント2 相手が理解しやすい「話し方」を意識する
せっかく伝えたい情報がうまく整理できたとしても、話している声が小さかったり、早口過ぎたりしてはうまくつたわりません。
ビジネスシーンでも、「話し方」はとても重要なポイントです。
アメリカの心理学者アルバート・メラビアンの法則では「何を話しているかよりもどんな風に話しているか」が人の印象に残りやすいということが分かっています。
詳しくはこちらの記事を参考になさってみてください＾＾
ビジネスシーンで情報を伝えるときには、
①落ち着いた声のトーンで
②大事な所はゆっくりと
③語尾は特に明確に発音する
ということが大事です。
ポイント3 正しい言葉使いで話す
何年も社会人をやっていたとしても、以外と知られていないのが「言葉使い」。
特に敬語や丁寧な表現は間違って覚えていることが多いので要注意です。
以下はよく間違えやすい言い回しの例です。
| どうもすみません | 申し訳ございません |
| ちょっと待ってください | 少々お待ちいただけますでしょうか |
| やめてください | ご遠慮ねがいます |
| すみませんが | 恐れ入りますが/申し訳ございませんが |
| できません | いたしかねます |
| 電話の声が聞こえません | 少々お電話が遠いようです |
| わかりました | 承知しました |
中でも、もっともやってしまいがちなＮＧワードは「了解しました」
という言葉。上司の言ったことを理解したという意味で使う場合などには「承知しました」が正解です。
ポイント4 クッション言葉を使って会話する
クッション言葉とは？
クッション言葉とは、相手に何かをお願いしたり、もしくは反対にお断りしたりするときなどに、会話の最初に付け加えて使用する言葉の事です。
クッション言葉を加えることで、少し言いにくい内容なども柔らかな印象で相手に伝えることができ、また、とても丁寧な印象を与えてくれます。
たとえば、初対面の方に連絡先を伺うときに、「連絡先を教えてください」と言うよりも、「差支えなければご連絡先をお伺いしてもよろしいですか？」と一言クッション言葉を添えるだけでかなり印象がかわりますね。
クッション言葉の一例
| お手数ですが（・・・・・・こちらまでご連絡いただけますでしょうか？） |
| 恐れ入りますが（・・・・・・少々お待ちいただけますか？） |
| お言葉を返すようですが（・・・・・・・今回の内容には納得できません） |
| おっしゃることはわかりますが（・・・・このようにしたほうがよろしいのではないでしょうか？） |
| 大変申し上げにくいのですが（・・・・今回は採用を見送らせていただくことになりました） |
| 誠に勝手ながら（・・・・・・・31日まで休暇をとらせていただきます） |
| あいにくですが（・・・・・・ただ今席を外しております） |
ポイント5 笑顔で話すことを心掛ける
ビジネスでの会話は普段の会話よりも冷たい印象となってしまいがちです。そんなときには「笑顔」で話をすることで、同じ内容でもとても柔らかく、また印象良く聞こえます。人にちょっとキツめに指導しなければならない時なども、真顔を言うと怖いですが、笑顔でいうとキツく聞こえないですよね？
ですが、自分では笑顔でいるつもりでも、以外と笑顔になっていないことって多いのです。
「笑顔」も筋トレと同じ。鍛えれば自然と身に付きます。
笑顔トレーニングのやり方
①鏡を見ながら笑顔を作ってみる。
笑顔でいるつもりでも、他人からみるとそんなに笑顔でないことも！？毎日鏡のまえで笑顔のチェックをしてみましょう。関連記事の「４の笑顔」を意識して、口角をきゅっとあげて上の前歯が4本見えるように笑顔を作ってみます。
②割りばしエクササイズ
割りばしをご用意ください＾＾その割りばしを横向きに歯ではさみます。後は、割りばしよりも高い位置に口角が上がるようにするだけでＯＫ！簡単なようで意外と難しいのが口角の上げ方なのです。
いかがでしたでしょうか？社会人歴は長くても意外と見落としがちなビジネス会話でのマナー。是非この記事を参考にしてみてください＾＾
